仕事が多すぎてこなせない！効率的なやり方や対処法は？
こんにちは、akisanです。
『次、これをやって。』
『これを何時までに仕上げておいて。』
『あれを片付けておいて。』
こうやって、一度にいくつもの仕事や作業が重なった時に、何から手を付けてよいか分からず、頭が真っ白になる経験はありませんか？
今回は、そんないくつもの仕事や、やることが重なってしまった時の対応方法を書いていきます。
人の作業能力に関して。
色んな業務を同時にこなす。ドンドン仕事を片付けていく。
そんなさっそうと仕事をこなしている人って、憧れますよね。
それに比べて自分は・・・っと、落ち込んでしまう気持ちはよく分かります。
しかし、ここで大切な話があります。
人は、2つ以上のことを同時に出来ない。
それは、人は2つ以上のことを同時に出来ない。出来ないようになっているっと、いうことです。
例えば、家から出かけて目的地に向かっているとします。
スマホでゲームをやりながら歩いていると、ついつい意識が散漫になって、いつのまにか道路側をあるいていることに気づかず、急に後ろから車のホーンを鳴らされ、冷や汗をかいた。
また、駅のホームに落ちそうになってヒヤヒヤした。など。
普段、スマホを見ずに歩いているようにしていれば、こんな事はないはずですよね。
このことから、意識を完璧に複数方向に向けておく事は出来ない。っと、いうことがわかってもらえると思います。
いくつもの事を同時にやろうとすると、質が下がる。
そしてこの事は、仕事にも当てはまります。
いっぺんにいくつもの仕事や作業を頼まれて、焦ってやろうとすればするほど、どれにもこれにも気が向いてしまい、結果として仕事が遅れてしまうことに。
また、一つ一つの内容を見た時に、抜けがあったり、ミスも増えたり、クオリティも普段よりも数段下がったものになりやすくなります。
では、どうしていけばいいんでしょうか？
仕事がデキる人はどうやっているのか？
それでは、仕事がデキる、こなしていけてる人はどうやっていっているのか、気になりますよね。
そこで、akisanが、仕事がデキる人の仕事の仕方を見て、気付いたことを上げてみます。
気づき.1 取り掛かりが速い。
普段から仕事が出来る、こなす人を見ていると、とにかく一つ一つの取り掛かりが早い。
普通だったら、考え込んでしまうような時も、すぐに周りを巻き込んで聞いたり、どうやればいいか？に対し、躊躇することなく、当たっていっています。
結果的に、他の人との速い連携や、分からない事をすぐに分かるようにしていく事に結び付いていってると感じました。
気づき.2 優先順位を決めている。
次に気づいたのが、物事の優先順位を素早く付けて、取り掛かっていた、っという所です。
仕事が遅いakisanから見たら、どの仕事も同時に進行している様にしか見えない、ぐらいに思ってました。
一体、どうやっているんだろう？ 何かやり方があるんじゃないか？と。
そこで、その方の忙しい仕事の合間を見つけ、勇気を出して話しを聞いてみる事にしました！
すると、
『必ず優先順位を決めているよ、そして計画を立ててやっている。
そして、普段からどうやれば早く出来るか、ムダが無いように出来るか、を考えてます。』
と教えてもらいました。
学んだこと。
今回のデキる人を観察し、またお忙しい中、教えてもらったことで、分かったこと。
それは、
一つに優先順位をつけて、出来ることからやっていたこと。
・その一つ一つを計画をもってやっていたこと。
・一人で抱え込まないこと。
これらを早く回して取り組んでいた為、側から見ると、同時にすばやくこなしているように見えていたのです。
次からは、その方に教えて頂いた、具体的な対応方法について紹介していきます。
複数の業務をこなす為の方法。
ここからは、具体的な仕事のやり方について紹介していきます。
しかし、いきなりやろうと思ってもすぐには難しいと思います。
そこで一つ一つ、慣れていきましょう。
やることを書き出す。
まずは、今の仕事や、作業を書き出します。
今だったら、スマホや、パソコンのスケジュール帳など。
akisanとしては、実際のノートに書き出すのがオススメです。書く動作を行うことで、記憶にも定着させやすくなるのと、一旦、書き出したものをざっと見渡すことで、まず気持ちに整理がついてきます。
頼めることは頼む。
書き出したもののなかで、人に頼めるものがあれば頼んでみましょう。
緊張しやすい人は、特に人に頼むことに抵抗があるかと思います。
その為、自分一人で抱えてしまい、パンクしてしまいがちになります。
akisanも、緊張の為、人に聞くのが面倒だったのと、人にいいカッコしいなところがあった為、気がつくといっぱいいっぱいになってしまい、結果として、周りに迷惑ばかりかけてしまってました。
そこで、勇気を持って、話せる人に話し、頼めることを頼んでみることにしました。
一つでも、小さなことでも、自分の負担が減ることで気持ちが楽になり、目の前の仕事に集中しやすくなりました。
また、頼んで申し訳ない、っといった気持ちが出てくるかと思いますが、自分に余裕ができた時、そのときに手伝える事を手伝ってあげればいいんですよ。
仕事は一人では出来ません。
仕事が出来る人ほど、人に振れることは振っているようにしていますし、その分、手伝える時も、素早く手伝ったりしています。
出来る範囲で、みんなで協力してやっていけばいい、くらいで頼んでみましょう。
優先順位をつける。
頼めることも省いていき、残ったものに対して、ざっと見渡し、優先順位をつけていきましょう。
ポイントとしては、特にこれから、っといわれてないかぎりは、関わっている人が多いものほど、先に片付けるようにしていきましょう。
一つの作業にかかった時間を控えておく。
優先順位がきまったら、後は順番にやっていくだけですが、この時にその作業をやるのにかかった時間を、書き出したノートに控えておいて下さい。
こうすることで、自分の達成感が得られるのと、次回、その同じ作業をする時の目安になります。
また、具体的に時間を書いてあることで、この作業は、こうすれば◯分、早く出来る、っと後で振り返ってみることが出来るのでオススメです。
まとめ。
いくつも仕事を振られて、頭が真っ白にならない為に、学んだ事。
・一つに優先順位をつけて、出来ることからやっていたこと。
・その一つ一つを計画をもってやっていたこと。
・一人で抱え込まないこと。
その為に、
・やることを書き出す。
・頼めることは頼む。
・優先順位をつける。
・一つの作業にかかった時間を控えておく。
でした。
一人で抱え込み過ぎず、一つ一つ、出来るようになっていきましょう。
今回も最後まで読んで頂きありがとうございました。
