議事録の書き方のコツは？初めてでもわかる基本の取り方と具体例！
こんにちは、akisanです。
新人として、いろんな仕事を振られて、走り回わる日々。
そんな中、会議の議事録を頼まれてしまった。
・・・議事録？
『新人の自分に、そんな大切な事、出来るのか。』
『初めてだし、やり方なんて分からないし。』
『失敗したらどうしよう。不安だな。』
でも・・・
『頼まれることは、認めてもらえるチャンスかもしれないな。』
『この機会に議事録について学んでみよう。よし、議事録について、下調べだ！』
・・・ということで、今回は仕事上、ついて回る会議の議事録について書いていきたいと思います。
仕事をしていると、いろいろな場面でメモを取ったり書いたりする作業が発生しますよね。
その中でも、会議やミーティングの場で書くことになる議事録は、少しレベルが高く感じる。
さらにこれが、みんなの前で、ホワイトボードに書かなくてはいけないとなると、もう、これだけで緊張してきそうです。
でも、基礎を知って望むことで、少しでも気がラクに取り組めるのではないかと思います。
大丈夫、どんなベテランの方も、最初はあなたと同じ何も知らないところから始まっています。
では、ひとつづつ、見ていきましょう。
議事録の書き方のコツは？上司から任せてもらえる取り方は？
ここからは、議事録を取るに当たって大切なこと、実際の取り方などを紹介していきます。
1.議事録に大切なものとは？
まず、議事録とはなにか？
そのためのキーワードが3つあります。
一つは、『共有』。
一つは、『読み手視点』。
一つは、『要点を簡潔に』。
詳しく見ていきましょう。
1-1.『共有』
・決定したことを『共有』できること。
→議題に対し、確実に決まったことは？ 決まっていることは？
・決定までのいきさつが『共有』できること。
→どうしてこの議題が上がったのか？こうなってしまったのか？
・後からでも証拠として『共有』できること。
→関係者がお互いの意思疎通の確認として。
・会議の参加、不参加関係なく、関係者みんなで情報を『共有』できること。
→議題の内容、進行状況、現在の状態を共有化。
つまり、議題や課題を整理して記録に残し、みんなで情報共有出来るようにするもの。となります。
1-2.『読み手視点』
では、みんなで『共有』する為に、大切なこととは何か？
次のキーワードは『読み手視点』。
・読み手視点でとらえること。
・読み手がなによりも知りたい事は？
・読み手が見て、理解できる言葉や文章になっているか？
自分視点でなく、読み手視点で、つまり、
誰が見ても、一目で何が書いてあるか、分かる様になっているのが目指す姿です。
1-3.『要点を簡潔に』
最後のキーワード、『要点を簡潔に』。
『読み手視点』で書くためには、話の内容の要点をつかみ、それを分かりやすく簡潔に書く必要があります。
・項目別議題ごとに見やすく整理されている。
・具体的に書いてあること。
・理由や目的が明確になっている。
以上のことから、
議題を読み手視点で、
要点を簡潔にまとめ、
みんなで情報共有出来るようにしたもの
が、議事録ということになります。
そして、このことを大切にして、これから書いていきましょう。
2.事前準備をしておこう。
なにごとも準備が大切なのは、議事録も同じです。
備えあれば患いなし、です。
2-1.過去の議事録に目を通す。
議事録を書いていくにあたって、事前に知っていることを増やすことは、スムーズに議事を進める上でも大切なことです。
過去の議事録があるのであれば、必ず取り寄せておきましょう。
予め、目を通しておき、分からないことがあれば事前に知っている人に聞いて、調べておく。
知っている下地を増やすだけで、不安や緊張は、かなり緩和されます。
緊張すると、人は視野がせまくなり、まとめたり、簡潔にすることに、頭がまわりにくくなりますが、この緩和が精神的なゆとりを生み、実際の議事録を取りやすくもしてくれます。
2-2.レコーダーを用意する。
もし、会議にレコーダーを持ち込めるのであれば、ぜひ、用意しておきましょう。
特に会議に慣れていない今の状態で、議事録を取ると、聞き取りきれないことがたくさん出てくると思います。
そんな時、レコーダーで録音しながら議事録を取り、分からなかった、聞き取れなかったことは、あとでレコーダーを再生して、確認できます。
注意としては、レコーダーに頼りすぎるクセをつけてしまうと、議事録を取ることがおろそかになり、リアルタイムで書くスキルが伸びにくくなる可能性があります。ので、レコーダーはあくまでも、補助、くらいで使用しましょう。
3.具体的な書き方、進め方。
ここからは、実際の議事録の書き方を書いていきます。議事録も、一つ一つ、出来ることを増やして取れるようになっていきましょう。
3-1.基本の書き方
職場によって、色々な書き方があるかもしれませんが、ここでは、基本的な書き方を示していきます。
①〇〇検討会 ②2020/8/8 ③第一会議室
④〇〇部長、□□課長、△△
⑤
議題A
現状、課題、検討内容
決定内容
議題B
現状、課題、検討内容
決定内容
①会議の題目
→会議そのものの名前ですね。
上司の人に、今日の会議名を聞いて、書いておきましょう。
②本日の日付
③開催場所
④参加者
→左から、役職の高い人順に、書いていきます。
⑤議題詳細
まず、議題名を書きます。
その下から、議題の現状、課題、検討内容を順に書いていき、今日の決定内容をまとめて書きましょう。
①〜④に関しては、会議が始まる前に、事前に書いておきましょう。
⑤に関しては、実際に会議が始まると、内容が前後したり、議題も飛んだりすることが結構あります。
こんな時は、『これで良いですか？』と、確認を入れましょう。
また、書けるところを書いておき、聞き取れなかった箇所や言葉なども、話の合間や、会議が終わった後で、聞ける人に確認を入れましょう。
3-2.5W1Hにそって書く。
・Why（なぜ）
・What（なにを）
・When（いつ）
・Who（だれが）
・Where（どこで）
・How（どうやって）
この6つの単語の頭文字を組み合わせて、
5W1H（ごーだぶりゅーいちえっち）と呼ばれています。
会議の話は、あやふやで終わることも多いです。
そこで、このキーワードにそって書くことで内容が明確になります。
全てを入れ込むのは、難しいかもしれませんが、出来るだけ盛り込んでいくことで、誰から見ても分かりやすい内容になっていきます。
3-3.数値や図で出来るだけ表す。
たとえば、売り上げ目標や、不良率など、数値やグラフ、また、表などで表せるものは出来るだけ表しましょう。
さらに、図で表せるものは積極的に書いてみましょう。
あまりきれい、汚いとかを気にする必要はありません。
このように、数値や、図など視覚に訴えるものは、文字以上に記憶に残りやすいし、見ている方も、なによりも書いているあなたが、頭に入ってきやすくなります。
3-4.色も使い分ける。
黒以外の色も用意できるのであれば、ぜひ、使い分けてみましょう。
例えば、
通常の文→黒色
重要な所→赤色
数値→青色
といった使い分けをするだけでも、見やすくなりますよ。
まとめ
・・・なんとか、下調べはできたな。
『でも、こんなに一度に出来るか心配だな。』
そうですね、確かにいきなり完璧にできるか、っといわれれば、初めっからは難しいかもしれません。
でも、本来、議事録とは、ひとりで書くものではなく、その場にいるみなさんで作り上げていくもの、です。
そして、なによりも上司に任されて、チャレンジをしてみよう！っと思ったあなたのその一歩が、何よりも大切です。
思いっきり聞いて、思いっきりみんなで議事録を作り上げていこう！ぐらいの気持ちで丁度良いと思います。
そして、いつの日か、『君に議事録は任せるよ』と呼ばれたら、うれしいですね。
『よし、やってみよう！』
今回も最後まで読んで頂き、ありがとうごさいました。
