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仕事のメモの上手な取り方は?デキる人の活用術やコツとは?

2019/05/31
 
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こんにちは、akisanです。

 

新しく仕事について、ようやく慣れ始めてきたのもつかの間、

 

仕事を早く覚えたい。

仕事をたくさんこなせるようになりたい。

仕事を管理できるようになりたい。

デキる大人になりたい!

 

そう思い、メモ、ノートを必死に取られる方も多いのではないでしょうか?

 

akisanも、そうでした。

 

ただ、余りに基本的なことすぎて、正直どう取っていいのやら分からないし、また、人に聞くのも『メモ位、取れないのか!』っと、言われそうで、聞けない。

 

結局自己流で書いてしまい、あとで見返しても何を書いたか分からないノートの出来上がり。

 

一日中、何やってたんだろう?っと途方にくれる事もありました。

 

こんな時、効率的で分かりやすいメモの取り方ってないのかなあ、と良く思ったりしましたので、まとめてみました。

 

仕事のメモの効率的な取り方とは?デキる人のノート術公開!

 

ここからは、仕事がデキる人ってどんな事に注意して、どんな事をポイントにしてノートを取っているのか?をご紹介していきます。

 

実際にデキる人に聞いてみたり、見せてもらったりしたことを、akisan自身で試してみて、効果があったものをまとめてあります。

 

1.メモ、ノートの取り方の考え方

 

まず、メモ、ノートの取り方についての考え方からです。

デキる方と、そうでない人の違い。

この考え方がまず違ってました。その違いとは、

 

そうでない人 → インプットの手段

デキる人 → アウトプットの手段

 

です。もう少し詳しく書いていくと、

 

【そうでない人 → インプットの手段】

 

・ただ書いてあることを写すだけ。

・聞いたことをそのままメモるだけ。

 

なので、記憶に残らず、後から見直しても、何を書いたか思い出せない。受け身的なメモの取り方になっていることが多い。

 

【デキる人 → アウトプットの手段】

 

・あとこのことを人に伝える事を前提とした書き方をしている。

・自分に一旦落とし込み、自分の言葉でメモを取っている。

 

ので、記憶に残るし、後で見返しても思い出せる。自発的なメモの取り方となっている。

 

といった違いがありました。

この違いを知った時、なるほど、確かに学生の時など、黒板に書いてある事を必死になって写したは良いものの、家に帰って見直しても『どういうことだっけ?』といった事が多かった事を思い出しました。

 

まずは、この意識を変えてみましょう。

 

2.具体的なメモ、ノートの取り方

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ここからは、では具体にどうメモ、ノートを取っていくか、を書いていきます。

 

2-1.ノートは2冊用意しよう

 

まず、ノートですが2冊用意してみましょう。

 

・1つは、メモ、走り書き用として。

・1つは、メモ、走り書きしたものをあとで分類分けしたりする為の清書用として。

 

仕事をしながらメモを取ると、おそらく丁寧に書いているヒマはほとんどないと思います。

 

また、後で見返した時も、メモの内容、順番、流れなどもバラバラになりやすいので、2つに分けて、メモ、走り書きしたものを、後で清書用に本当に残しておくものを精査して書いていくと、後で見返した時に見やすいし、整理もしやすくなります。

 

2-2.実際のメモの取り方

 

では、実際に書いていってみましょう。

ここからは、そのポイントを上げてあります。

 

2-2-1.手書きで書く

 

今は、タブレットや、ひょっとするとスマホなどにメモしてもOKな職場もあるかもしれません。ただ、メモを取る場面もそうですし、実際にはノートや手帳に書く場面の方が多いと思います。

また、手書きという作業自身が、脳を活性化させて記憶に残りやすい、ともいわれています。

 

akisanは、手書きで書いた方が、記憶に残りやすかったですし、言葉や、漢字なども手書きで書く方が、遥かに思い出しやすかったです。

 

ですので、手書きをオススメします。

 

2-2-2.見出し(日付・場所・分類)を書く

 

書き出しとして、まずは見出し(日付・場所・分類)を書き込みます。

例としては、

2020.8.20/会議室1/A社クレーム案件

 

と、いった感じです。

 

メリットとして、

・メモをする時に分かりやすい。

・記憶に残りやすく、後で見ても何についてのメモだったか思い出しやすい。

・清書する時に、分類分けしやすくなる。

といったことがあります。

 

2-2-3.再現性を意識して書く

 

見出し(日付/場所/分類)を書いたら、その下から、メモを取っていきましょう。

 

冒頭でも触れましたが、ただ見たり、聞いたりした事を写すだけだと、記憶に残りにくいメモになる可能性が高いです。

 

そこで、再現性、つまり、後で他の人に説明するとしたら?を意識して書いていきましょう。

 

〈このことは、何をいいたいのか?〉

見たり、聞いた事に対し、自分の言葉で言い換えると?をメモの横に欄を作って書いてみましょう。

最初は、完璧でなくて良いです。

自分の頭で考え、それを書くクセをつける事そのものが、記憶に残りやすく、後で見返した時も思い出しやすくなります。

 

〈気になった事を調べて書く〉

メモしたことの中には、その場ではすぐに分からかった言葉や、どういういきさつでこうなったのか?といったことが出てくると思います。

 

そうしたら、その場で聞いたり、後で確認をして、わかった事もメモに書いていきましょう。

 

〈自分の思い、感想などもあれば書く。〉

このメモを取った時、自分の思ったことがあれば、それも書いていきましょう。

一言だけでも、一見関係なさそうな思いでも良いです。

 

例えば、『この件、周りはこういってるけど、自分はこう思うんだよね。』

や、『この会議室、暑い!』といったことでも良いと思います。

 

こうして再現性を意識して書いていくこと、このことがとても大きい要素になってくると思います。

 

3.メモを取るシチュエーション

 

メモを取る時は、会議室ばかりで起こるわけではありませんよね。

いろいろな場面が想定されます。そしてメモも、それに応じた書き方をする必要が出てきます。

ここでは、さまざまなシチュエーションごとの書き方をご紹介したいと思います。

 

3-1.会議・ミーティング

とにかくスピードを重視で

メモ・走り書き用ノートに、文字は汚くても、自分が後で読めればOKなので書いていきましょう。一旦、詰まってしまうと、置いてかれてしまい、書くこと自身が止まってしまうので、分からない言葉や文章にあたっても、とりあえず書いて、後で確認をしましょう。

議事録の書き方のコツは?上司から任せてもらえる取り方は?

 

3-2.指導・指示を受ける

確実に。でもマイペースすぎないこと。

作業の手順や、仕事の指示を受ける時は、後でその通りにやらなくてはいけないので、確実に、分からないことは確認しながらメモを取りましょう。

 

3-3.商談・打ち合わせ

確認、確実、とにかく堅実に。

お客様との商談や打ち合わせは、スピードはもちろん、とにかくお互いの確認の為に必要なメモになります。あの時と話していたこととは違う、とならないよう、しっかりと確実なメモを心がけましょう。

 

3-4.研修・セミナー

業務に活かせるよう、再現性重視で。

特に、仕事で受ける研修やセミナーに関しては、後々の業務で活かせるように、再現性にこだわってメモを取りましょう。

後でまとめる時にも、何度も自分で語り直すぐらいでまとめると、尚よいですね。

 

3-5.日々の気づき

ふっと気付いたことを書きとめておこう。

仕事中、ふっと頭に思い描いたこと、気付いたことなど、どんな小さいことでも積極的に書き込んでみましょう。

今は関係ないかもしれませんが、後で役に立ってくれるかもしれません。

また、このメモを習慣化することで、常に頭がクリアになって前向きになってきますよ。

 

4.メモをさらに助けてくれること。

 

メモをするにあたり、活用することで、さらにあなたのメモを助けてくれるポイントをご紹介します。

 

4-1.付箋を活用する

 

付箋のメリットは、なんといってもなんども貼ったり剥がしたりできること。

 

その特徴を生かし、実際にノートに貼り付けて使ってみましょう。

 

例えば、『書類を確認する』『課長に確認をする』など、その場限りで終わり、わざわざノートにまで残す必要がないもの。用件が終わったら、そのまま捨てれば、いたずらにノートを汚す必要もありません。

 

もう一つの使い方が、用件ごとの整理がしやすいこと。一つの付箋には、一つの用件のみを書くようにし、後でわざわざ書き直さなくても、そのまま分類わけをして、清書用ノートに貼っていけばいいだけです。

 

デメリットとしては、剥がれる可能性がある為、長期保存には向きにくいかもしれません。

 

ので、あくまでも仮の保存として考えておき、定期的にノートを見直して、本当に残す情報と、もう見返すことはない情報に整理し、残す情報は、早めに清書用ノートに書き写すのを進めます。

 

特徴を生かし、うまく使ってみましょう。

 

4-2.道具にもこだわってみる

 

せっかく自分が使うことになる道具です。

どうせなら、思いっきりこだわってみましょう。

 

ノートなら、素材や色、用紙の種類など。

ボールペンなら、書き味、材質など。

 

愛着も湧いてきて、よりメモを習慣化しやすくなると思います。

 

そして、

 

道具を大切に扱うことは、仕事も大切に扱うことにつながっていきます。

 

まとめ

 

今回は、仕事のメモ、ノートの取り方について書いてきました。

 

今までは、言われたこと、聞いたことを控えておくもの、くらいでしか無かったかもしれません。

 

しかし、仕事においては、メモは仕事道具の一つといっても言い過ぎではないでしょう。

 

とはいえ、最初から完璧にメモを取ろうとしても中々難しいと思います。

 

そこで、ハードルを下げて少しずつ、出来るところからこなしていきましょう。

 

この記事を見られている事自体、『少しでも何とかしたい』と、ご覧になってると思います。

 

その『やる気』を大切にして下さい。

 

金属の塊から少しずつ研いでいくことを繰り返す事で、切れ味の良い刃物が出来ます。

少しずつ積み重ねていく事で、メモもあなたにとって、かけがえのない仕事道具になっていくと思います。

 

今回も最後まで読んで頂き、ありがとうごさいました。

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