仕事のメモの上手な取り方は？デキる人の活用術やコツとは？
こんにちは、akisanです。
新しく仕事について、ようやく慣れ始めてきたのもつかの間、
仕事を早く覚えたい。
仕事をたくさんこなせるようになりたい。
仕事を管理できるようになりたい。
デキる大人になりたい！
そう思い、メモ、ノートを必死に取られる方も多いのではないでしょうか？
akisanも、そうでした。
ただ、余りに基本的なことすぎて、正直どう取っていいのやら分からないし、また、人に聞くのも『メモ位、取れないのか！』っと、言われそうで、聞けない。
結局自己流で書いてしまい、あとで見返しても何を書いたか分からないノートの出来上がり。
一日中、何やってたんだろう？っと途方にくれる事もありました。
こんな時、効率的で分かりやすいメモの取り方ってないのかなあ、と良く思ったりしましたので、まとめてみました。
仕事のメモの効率的な取り方とは？デキる人のノート術公開！
ここからは、仕事がデキる人ってどんな事に注意して、どんな事をポイントにしてノートを取っているのか？をご紹介していきます。
実際にデキる人に聞いてみたり、見せてもらったりしたことを、akisan自身で試してみて、効果があったものをまとめてあります。
1.メモ、ノートの取り方の考え方
まず、メモ、ノートの取り方についての考え方からです。
デキる方と、そうでない人の違い。
この考え方がまず違ってました。その違いとは、
そうでない人 → インプットの手段
デキる人 → アウトプットの手段
です。もう少し詳しく書いていくと、
【そうでない人 → インプットの手段】
・ただ書いてあることを写すだけ。
・聞いたことをそのままメモるだけ。
なので、記憶に残らず、後から見直しても、何を書いたか思い出せない。受け身的なメモの取り方になっていることが多い。
【デキる人 → アウトプットの手段】
・あとでこのことを人に伝える事を前提とした書き方をしている。
・自分に一旦落とし込み、自分の言葉でメモを取っている。
ので、記憶に残るし、後で見返しても思い出せる。自発的なメモの取り方となっている。
といった違いがありました。
この違いを知った時、なるほど、確かに学生の時など、黒板に書いてある事を必死になって写したは良いものの、家に帰って見直しても『どういうことだっけ？』といった事が多かった事を思い出しました。
まずは、この意識を変えてみましょう。
2.具体的なメモ、ノートの取り方
ここからは、では具体にどうメモ、ノートを取っていくか、を書いていきます。
2-1.ノートは2冊用意しよう
まず、ノートですが2冊用意してみましょう。
・1つは、メモ、走り書き用として。
・1つは、メモ、走り書きしたものをあとで分類分けしたりする為の清書用として。
仕事をしながらメモを取ると、おそらく丁寧に書いているヒマはほとんどないと思います。
また、後で見返した時も、メモの内容、順番、流れなどもバラバラになりやすいので、2つに分けて、メモ、走り書きしたものを、後で清書用に本当に残しておくものを精査して書いていくと、後で見返した時に見やすいし、整理もしやすくなります。
2-2.実際のメモの取り方
では、実際に書いていってみましょう。
ここからは、そのポイントを上げてあります。
2-2-1.手書きで書く
今は、タブレットや、ひょっとするとスマホなどにメモしてもOKな職場もあるかもしれません。ただ、メモを取る場面もそうですし、実際にはノートや手帳に書く場面の方が多いと思います。
また、手書きという作業自身が、脳を活性化させて記憶に残りやすい、ともいわれています。
akisanは、手書きで書いた方が、記憶に残りやすかったですし、言葉や、漢字なども手書きで書く方が、遥かに思い出しやすかったです。
ですので、手書きをオススメします。
2-2-2.見出し（日付・場所・分類）を書く
書き出しとして、まずは見出し（日付・場所・分類）を書き込みます。
例としては、
2020.8.20/会議室1/A社クレーム案件
と、いった感じです。
メリットとして、
・メモをする時に分かりやすい。
・記憶に残りやすく、後で見ても何についてのメモだったか思い出しやすい。
・清書する時に、分類分けしやすくなる。
といったことがあります。
2-2-3.再現性を意識して書く
見出し（日付/場所/分類）を書いたら、その下から、メモを取っていきましょう。
冒頭でも触れましたが、ただ見たり、聞いたりした事を写すだけだと、記憶に残りにくいメモになる可能性が高いです。
そこで、再現性、つまり、後で他の人に説明するとしたら？を意識して書いていきましょう。
〈このことは、何をいいたいのか？〉
見たり、聞いた事に対し、自分の言葉で言い換えると？をメモの横に欄を作って書いてみましょう。
最初は、完璧でなくて良いです。
自分の頭で考え、それを書くクセをつける事そのものが、記憶に残りやすく、後で見返した時も思い出しやすくなります。
〈気になった事を調べて書く〉
メモしたことの中には、その場ではすぐに分からかった言葉や、どういういきさつでこうなったのか？といったことが出てくると思います。
そうしたら、その場で聞いたり、後で確認をして、わかった事もメモに書いていきましょう。
〈自分の思い、感想などもあれば書く。〉
このメモを取った時、自分の思ったことがあれば、それも書いていきましょう。
一言だけでも、一見関係なさそうな思いでも良いです。
例えば、『この件、周りはこういってるけど、自分はこう思うんだよね。』
や、『この会議室、暑い！』といったことでも良いと思います。
こうして再現性を意識して書いていくこと、このことがとても大きい要素になってくると思います。
3.メモを取るシチュエーション
メモを取る時は、会議室ばかりで起こるわけではありませんよね。
いろいろな場面が想定されます。そしてメモも、それに応じた書き方をする必要が出てきます。
ここでは、さまざまなシチュエーションごとの書き方をご紹介したいと思います。
3-1.会議・ミーティング
→とにかくスピードを重視で。
メモ・走り書き用ノートに、文字は汚くても、自分が後で読めればOKなので書いていきましょう。一旦、詰まってしまうと、置いてかれてしまい、書くこと自身が止まってしまうので、分からない言葉や文章にあたっても、とりあえず書いて、後で確認をしましょう。
3-2.指導・指示を受ける
→確実に。でもマイペースすぎないこと。
作業の手順や、仕事の指示を受ける時は、後でその通りにやらなくてはいけないので、確実に、分からないことは確認しながらメモを取りましょう。
3-3.商談・打ち合わせ
→確認、確実、とにかく堅実に。
お客様との商談や打ち合わせは、スピードはもちろん、とにかくお互いの確認の為に必要なメモになります。あの時と話していたこととは違う、とならないよう、しっかりと確実なメモを心がけましょう。
3-4.研修・セミナー
→業務に活かせるよう、再現性重視で。
特に、仕事で受ける研修やセミナーに関しては、後々の業務で活かせるように、再現性にこだわってメモを取りましょう。
後でまとめる時にも、何度も自分で語り直すぐらいでまとめると、尚よいですね。
3-5.日々の気づき
→ふっと気付いたことを書きとめておこう。
仕事中、ふっと頭に思い描いたこと、気付いたことなど、どんな小さいことでも積極的に書き込んでみましょう。
今は関係ないかもしれませんが、後で役に立ってくれるかもしれません。
また、このメモを習慣化することで、常に頭がクリアになって前向きになってきますよ。
4.メモをさらに助けてくれること。
メモをするにあたり、活用することで、さらにあなたのメモを助けてくれるポイントをご紹介します。
4-1.付箋を活用する
付箋のメリットは、なんといってもなんども貼ったり剥がしたりできること。
その特徴を生かし、実際にノートに貼り付けて使ってみましょう。
例えば、『書類を確認する』『課長に確認をする』など、その場限りで終わり、わざわざノートにまで残す必要がないもの。用件が終わったら、そのまま捨てれば、いたずらにノートを汚す必要もありません。
もう一つの使い方が、用件ごとの整理がしやすいこと。一つの付箋には、一つの用件のみを書くようにし、後でわざわざ書き直さなくても、そのまま分類わけをして、清書用ノートに貼っていけばいいだけです。
デメリットとしては、剥がれる可能性がある為、長期保存には向きにくいかもしれません。
ので、あくまでも仮の保存として考えておき、定期的にノートを見直して、本当に残す情報と、もう見返すことはない情報に整理し、残す情報は、早めに清書用ノートに書き写すのを進めます。
特徴を生かし、うまく使ってみましょう。
4-2.道具にもこだわってみる
せっかく自分が使うことになる道具です。
どうせなら、思いっきりこだわってみましょう。
ノートなら、素材や色、用紙の種類など。
ボールペンなら、書き味、材質など。
愛着も湧いてきて、よりメモを習慣化しやすくなると思います。
そして、
道具を大切に扱うことは、仕事も大切に扱うことにつながっていきます。
まとめ
今回は、仕事のメモ、ノートの取り方について書いてきました。
今までは、言われたこと、聞いたことを控えておくもの、くらいでしか無かったかもしれません。
しかし、仕事においては、メモは仕事道具の一つといっても言い過ぎではないでしょう。
とはいえ、最初から完璧にメモを取ろうとしても中々難しいと思います。
そこで、ハードルを下げて少しずつ、出来るところからこなしていきましょう。
この記事を見られている事自体、『少しでも何とかしたい』と、ご覧になってると思います。
その『やる気』を大切にして下さい。
金属の塊から少しずつ研いでいくことを繰り返す事で、切れ味の良い刃物が出来ます。
少しずつ積み重ねていく事で、メモもあなたにとって、かけがえのない仕事道具になっていくと思います。
今回も最後まで読んで頂き、ありがとうごさいました。
